Brukervennlig helpdesk system som forbedrer kundservicen deres

Et helpdesk-system er et verktøy som hjelper deg og dine kolleger å samarbeide effektivt og strukturert om innkommende spørsmål. Systemet gjør det mulig å arbeide flere mennesker samtidig uten å miste kontrollen over flyten. Systemet skaper også muligheter for statistikk og oppfølging.

Et helpdesk system kan gå under flere forskjellige navn, blant annet kundeserviceverktøy, saksbehandlingssystem eller supportsystem. Uansett hvilket begrep som brukes, er ofte behovet og løsningen det samme.

I mange situasjoner er det vanlig at flere medarbeidere samarbeider om å besvare spørsmål som kommer inn til en felles mailboks. Det kan være en ekstern kundeservice- eller supportfunksjon eller en intern funksjon som IT-support eller HR-avdeling.

Når antall innkommende spørsmål øker, øker også behovet for effektivt samarbeid internt. I slike situasjoner er det sjeldent at en vanlig e-postklient er tilpasset de behovene som oppstår. Det blir da vanskelig å følge opp hvem som har gjort hva internt, og unngå dobbeltarbeid. Det blir også vanskelig å få oversikt og statistikk, og ikke minst å kunne arbeide effektivt.

Hvis du kjenner deg helt eller delvis igjen i beskrivelsen, er sannsynligvis et helpdesk-system løsningen for dere!

I et moderne helpdesk-system kan dere håndtere flere digitale kanaler i ett og samme verktøy - uansett om spørsmålet kommer inn via e-post, chat eller sosiale medier vil spørsmålet håndteres på lignende måte i systemet.

Når du leter etter et helpdesk-system finnes det noen funksjoner som er ekstra viktige. Sikre og evaluer spesielt disse mulighetene:

• Det må være mulig å arbeide i systemet samtidig uten å kollidere med hverandre. Dette må gjøres på en effektiv måte slik at alle medarbeiderne kan jobbe uforstyrret i verktøyet.
• I et helpdesk-system vil du ha mulighet til å tildele saker til en kollega eller til deg selv. Det gjør det enkelt å se hvem som har ansvar for et spørsmål som kanskje ikke blir besvart umiddelbart. 
• Du vil kunne skrive notater om hver enkelt sak.
• Et godt helpdesk-system lar deg kategorisere saker i flere kategorier og dimensjoner. Det gjør det enkelt å følge opp typen saker i ettertid, og mulighet å slå opp eldre spørsmål.
• Du vil ha mulighet å opprette nivåer for svartider i deres helpdesk-system. Dette kalles ofte for SLA-nivåer (Service Level Agreement), og systemet viser da tydelig hvis et spørsmål har vært ubesvart for lenge. Dere kan også følge opp hvor godt dere møter deres SLA over tid.

Dersom du ønsker mer informasjon om Kundos system for helpdesk kan du enkelt bestille en kort demo direkte på nettstedet vårt. Bestill en demo her.