Bravida

Med 7000 ansatte bare i Sverige, stilles det høye krav til Bravidas
lønnsavdeling og deres evne til å håndtere innkommende saker raskt. Med så mange henvendelser er det viktig at lønnsavdelingen kan håndtere innkommende mail raskt og smidig. Vi har snakket med Bravidas lønssjef Anders Löfblom som forteller om hvorfor de valgte Kundo for sin mailhåndtering.

Bravida er et selskap som gir liv til eiendommer. Det gjør de ved hjelp av mange tusen medarbeidere som arbeider med sentrale funksjoner som elektrisitet, varme, vann og mye mer. Selskapet er børsnotert, og derfor stilles det ekstra strenge krav til at de følger både regler og retningslinjer.

Bravida har mer enn 50 000 kunder i hele Norden, og bare i Sverige arbeider det 7000 personer, hvorav cirka 3000 er elektrikere. Lønnsavdelingen hos Bravida får mange tusen e-poster hver eneste måned.

– Vi er tolv personer som arbeider på lønnsavdelingen, og de fleste av oss er spesialister på lønn. Vi håndterer lønninger innenfor fire store tariffavtaler, noe som skaper ekstra kompleksitet. For å håndtere dette er vi delt inn i tre spesialiserte team, forteller lønnsansvarlig Anders Löfblom.

Anders ble først kjent med Kundos verktøy på den forrige arbeidsplassen sin. Akkurat som hos Bravida, hadde de der opprinnelig håndtert den store mengden innkommende e-post i tradisjonelle e-postprogrammer som Outlook, noe som førte til utfordringer rundt samarbeid og innsyn. Derfor ble det et naturlig grep for Anders å innføre Kundo for å sikre bedre håndtering av de store mengdene med e-post da han ble lønnsansvarlig i Bravida.

– Tidligere var vi veldig avhengige av enkeltpersoner for å kunne svare på spørsmål innenfor et bestemt område, og disse spørsmålene havnet ofte i innboksen hos den respektive medarbeideren. Det gjorde behandlingen sårbar, og det skapte mye stress, for eksempel ved sykefravær. Den problematikken er helt borte nå, og vi kan enkelt hjelpe hverandre i og mellom teamene, fortsetter Anders.

Kategorisering og tildeling er nøkkelen til å kunne arbeide effektivt

Anders forteller at den viktigste grunnen til at man nå kan arbeide mer effektivt med saker som kommer inn, er den fleksible muligheten til å kategorisere dem automatisk eller manuelt.

– Alle team jobber i samme innboks, men med forskjellige visninger basert på hvordan henvendelsen er kategorisert. Vi har automatisk kategorisering basert på innholdet i e-posten, og derfor havner de fleste e-poster hos det riktige teamet umiddelbart, forteller Anders.

Vanligvis er det bare én person fra hvert team som arbeider i Kundo, og den rollen går på rundgang i teamet. Men takket være samarbeidsfunksjonen i Kundo kan flere arbeide i samme innboks ved behov, uten at man risikerer kollisjoner eller dobbeltarbeid. Anders fremhever spesielt noen funksjoner som både øker effektiviteten og forenkler samarbeidet:

• I Kundo kan hver e-post tildeles et saksnummer automatisk. Det gjør det enkelt å henvise til en sak når man er i dialog med kolleger i organisasjonen!

• Mange spørsmål er like, spesielt når man for eksempel nylig har endret en prosess. Funksjonen «Ferdige svar» gjør det enkelt å lage maler, som kan limes inn i et e-postsvar på et blunk.

• Muligheten til både å skrive kommentarer og be kolleger om hjelp direkte i verktøyet er en av blant funksjonene som brukes oftest.

Anders kommer tilbake til at den fleksible og ofte automatiske kategoriseringen er en nøkkelfunksjon.

– Ved at e-postene som kommer inn kan kategoriseres i flere dimensjoner, kan jeg som leder enkelt få svar på spørsmål om hvor mange henvendelser som kommer inn for hvert område, for eksempel for pensjon. Det gjør det enklere å analysere hva vi må forbedre eller forenkle, for eksempel i kommunikasjonen vår, sier Anders.

Til slutt fremhever Anders også hvor viktig det er å ta hensyn til personvernet i behandling av e-post ved lønnsavdelingen.

– Kundo fungerer som et søkbart arkiv og har en god søkefunksjon, men løsningen har også innstillinger for å slette e-poster automatisk etter en viss tid. Det gjør det enklere for oss å følge retningslinjene våre for behandling av personopplysninger, avslutter Anders.

Er du nysgjerrig på Kundo og vil vite mer? Kontakt oss for en demo.