Klargjør kundeservice for ferien

Nå er det ikke lenge igjen til mange av oss forsvinner i vei på sommerferie, og forhåpentligvis får nyte litt sol og sommer! Men før du tar ferie kan det være lurt å forhåndssikre kundeservicen deres, slik at du slipper å tenke på det når du ligger på stranden. Vi i Kundo har laget et sjekkliste med ting det kan være lurt å tenke på før du logger av PCen for ferien.

1. Legg igjen ordentlig dokumentasjon til sommerpersonalet

Dersom dere har sommerpersonell som tar over for dere på kundeservice når dere tar ferie, er ordentlig dokumentasjon veldig viktig. Sørg for at alle rutiner, samt svar på alle tenkelige spørsmål sommerhjelpene måtte ha, er dokumentert og tilgjengelig. På den måten forsikrer du deg om at kundeservicearbeidet fortsetter som det skal mens du er borte, og du minimerer sjansen for å bli kontaktet med spørsmål i ferien din.

2. Vær åpen og tydelig mot kundene

I sommermånedene har dere sannsynligvis færre folk på jobb sammenlignet med resten av året, noe som kan resultere i lengre svartider. For å unngå irritasjon hos kundene deres, er det viktig at dere er tydelige fra begynnelsen. Gi beskjed om at dere er færre på jobb enn vanlig i feriemånedene og at det kan bidra med at svarene drøyer litt lenger enn vanlig. Gjennom å være tydelige om hvilke forventninger kundene skal ha allerede fra starten, minimerer dere risikoen for at feriens lengre svartider skaper irritasjon hos kundene.

3. Oppdater forumet / kunnskapsbanken

Den beste måten å forberede sommerens kundeservice er å legge til rette for “self service” for kundene. Jo mer oppdatert spørsmålsforumet og kunnskapsbanken deres er, med relevante spørsmål og svar, desto færre telefonsamtaler og mail vil komme inn til kundeservice. Med andre ord, gjør det enkelt for kundene deres å finne svar på sine spørsmål selv. 

Følger dere disse tre stegene er dere godt forberedte til å fortsette å levere kundeservice av høy kvalitet, selv i ferieperioden. Med godt forarbeid kan du også ta ferie og slappe av med god samvittighet.

I Kundo vet vi at det er en kunst å på en enkel og effektiv måte tilpasse sin kundeservice etter sesong. Uansett om dere allerede bruker Kundo eller ikke, så er dere hjertelig velkommen til å ta kontakt med oss for å prate om hvordan man med smarte verktøy skaper forutsetningene for å lykkes.

Vi i Kundo ønsker dere en herlig sommer!